Hệ thống Quản lý tuân thủ

Thông qua các hướng dẫn của Tập đoàn, điều lệ công ty được thống nhất ở mức độ phù hợp, quy chế hoạt động của ban lãnh đạo tại các công ty, quy định ký duyệt theo nguyên tắc kiểm soát chéo và các yêu cầu riêng của từng bộ phận chức năng, nhiều nội dung đã được đưa vào quy trình phê duyệt và báo cáo cụ thể.

Những nội dung khác được thảo luận và thống nhất trong các cuộc họp định kỳ ở cấp địa phương, khu vực hoặc tại các cuộc họp chuyên môn của từng bộ phận. Đây cũng là nơi trao đổi kinh nghiệm, thông tin và thực hiện báo cáo.

Các quy trình trọng yếu tại Messer đã được xác định và trong nhiều trường hợp đã được chứng nhận, chẳng hạn theo tiêu chuẩn ISO hoặc GMP.

Để bảo đảm tuân thủ Bộ Quy tắc Messer, các cơ cấu tổ chức hiện có phải được sử dụng. Các bộ phận, người phụ trách tại khu vực và ban lãnh đạo chịu trách nhiệm trực tiếp đối với việc triển khai và tuân thủ Bộ Quy tắc Messer trong phạm vi phụ trách.

Với sự hỗ trợ của Bộ phận Pháp chế Tập đoàn và Bộ phận Tuân thủ Tập đoàn, Bộ phận Kiểm toán nội bộ thực hiện các đợt kiểm tra định kỳ kéo dài nhiều ngày tại các công ty thành viên.

Trong quá trình này, các nội dung liên quan đến Bộ Quy tắc Messer như điều lệ công ty, quy chế hoạt động, quy định ký duyệt, các chương trình đào tạo đã thực hiện và việc tuân thủ nghĩa vụ báo cáo được kiểm tra chi tiết.

Ngoài ra, từng bộ phận chuyên môn cũng thực hiện các đợt đánh giá chuyên sâu trong những lĩnh vực như an toàn, sức khỏe, môi trường và chất lượng; y tế và công nghệ thông tin.

Các nhận xét và đề xuất cải tiến được ghi nhận trong báo cáo và gửi đến Ban Điều hành Messer SE & Co. KGaA. Việc thực hiện các đề xuất được kiểm tra thông qua những đợt đánh giá tiếp theo trong thời hạn đã xác định.

Các vụ kiện đang diễn ra và những vụ việc có khả năng hoặc nguy cơ phát sinh tranh chấp, từ một mức giá trị hoặc rủi ro nhất định, được tổng hợp và rà soát tập trung theo quý.

Thông tin được ghi nhận gồm nội dung vụ việc, giá trị tranh chấp, tình trạng vụ việc, rủi ro tố tụng và các khoản dự phòng đã lập hoặc cần lập, nếu có.

Ban Giám đốc, LCO và BCO có nghĩa vụ thông báo cho CCO về mọi trường hợp nghi ngờ liên quan đến hành vi vi phạm nghiêm trọng Bộ Quy tắc Messer.

Tất cả nội dung liên quan đến Bộ Quy tắc Messer tại công ty thành viên hoặc bộ phận tương ứng phải được báo cáo cho CCO về năm trước đó trong báo cáo tuân thủ hằng năm, chậm nhất vào ngày 31 tháng 1.

CCO báo cáo định kỳ cho Ban Điều hành Messer SE & Co. KGaA. Đối với từng trường hợp cụ thể hoặc khi được yêu cầu, CCO phải kịp thời báo cáo những hành vi vi phạm nghiêm trọng Bộ Quy tắc Messer đã được thông báo. Các nội dung khác được báo cáo mỗi năm một lần.

Mỗi năm một lần, tất cả các công ty thành viên và bộ phận chức năng của Tập đoàn báo cáo những nội dung liên quan cho Phó Chủ tịch phụ trách Kiểm soát Tập đoàn để lập báo cáo rủi ro.

Báo cáo được thảo luận tại Ban Điều hành Messer SE & Co. KGaA. Ban Điều hành quyết định các biện pháp cần thiết tiếp theo, nếu có. Hội đồng Giám sát Messer được cung cấp báo cáo và các giải trình chi tiết khi cần thiết.

Hằng năm, Messer tổng hợp toàn bộ hoạt động trong báo cáo phát triển bền vững và thực hiện xác nhận theo khuôn khổ của Sáng kiến Báo cáo Toàn cầu - Global Reporting Initiative (GRI).